Jako przedsiębiorca, musimy zdawać sobie sprawę z wcześniej wspomnianych różnych terminów przechowywania. To niezwykle istotne – w ten sposób możemy bez problemu przestrzegać obowiązków, nakładanych na nas przez obowiązujące przepisy.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych i nie tylko
Podczas dokładniejszego zapoznawania się z firmowymi zbiorami, zdamy sobie sprawę z tego, że poszczególne tylu akt mają różne okresy przechowywania. Dobre zorientowanie w tej kwestii gwarantuje prawidłowo przeprowadzona archiwizacja. Takie uporządkowanie to szansa na to, by trzymać w ryzach zgromadzoną dokumentację i pamiętać, kiedy należy przeprowadzić brakowanie akt.
Rozeznanie się w tych kwestiach może być trudne, czasochłonne i dość kłopotliwe, szczególnie jeśli musimy to zrobić sami. Ważne jest to, by posiadać gruntowną wiedzę na temat okresów przechowywania danej dokumentacji.
Przechowywanie akt – które dokumenty trzeba przechowywać 10 lat lub dłużej?
Przy wielu typach dokumentacji spotkamy się z okresem przechowywania równym pięć lat. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z treści Ustawy o rachunkowości tj. z dnia 30 stycznia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 395) oraz Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych tj. z dnia 15 września 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm). A co z dziesięcioletnim okresem przechowywania?
Przez dekadę lub dłużej przechowujemy głównie akta pracownicze. Warto wiedzieć, że tutaj można dostrzec spore różnice. Wszystko zależy od tego, kiedy zatrudniona została osoba. Z początkiem roku 2019 w życie weszła bowiem ustawa, która znacznie skraca okres przechowywania takiej dokumentacji. Wcześniej sięgał on pięćdziesięciu lat. Obecnie jest to okres dziesięcioletni.
Przechowywanie dokumentów kadrowych – co jeszcze musisz wiedzieć na ten temat?
Warto zdawać sobie sprawę z tego, że skrócony okres może dotyczyć również osób zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Aby tak jednak było, musimy załatwić kilka formalności. Ustawa mówi o tym, że podmiot jest wtedy zobowiązany do przekazania odpowiedniego oświadczenia i raportu informacyjnego do ZUS.
A czy przechowywanie akt można w jakiś sposób skrócić, jeśli osoba zatrudniona została przed 1 stycznia 1999 roku? Odpowiedź brzmi – nie. W takich sytuacjach jesteśmy zobowiązani do zadbania o to, by przechowywanie akt odbywało się przez okres 50 lat.
Jak widać, takiej wiedzy jest całkiem sporo. Na szczęście nie musimy wszystkim zajmować się sami. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to rozwiązanie oferowane przez wielu zewnętrznych usługodawców. Wyspecjalizowane firmy wiedzą, jak zająć się tymi zadaniami sprawnie i bezpiecznie. Tego typu pomoc oferuje m.in. firma Rhenus. Oprócz archiwizowania akt i ich przechowywania, zajmuje się także bezpiecznym niszczeniem dokumentów.
O Autorze Grzegorz Woźniak
Finansista, który pokazuje ludziom na co zwrócić uwagę w kontaktach z bankiem czy ubezpieczycielem, czyli jak świadomie poruszać się w świecie finansów.