W obrocie pomiędzy przedsiębiorcami a także podczas dokonywania czynności pomiędzy przedsiębiorcą a osobą fizyczną, niejednokrotnie może zdarzyć się sytuacja ujęcia błędnych danych w wystawionej fakturze. W takim przypadku rozwiązaniem zaistniałej, błędnej sytuacji jest wystawienie faktury korygującej. Celem wystawienia faktury korygującej jest doprowadzenie dokumentu do stanu który odpowiada rzeczywistości oraz ustaleniom pomiędzy stronami. Co ważne, wszelkie ręczne dopiski w fakturze vat są niedopuszczalne, dlatego też warto wiedzieć w jakich sytuacjach należy wstawić korektę faktury oraz jak poprawnie tego dokonać.
Fakturę korygującą sprzedawca ma obowiązek wystawić w dwóch takich samych egzemplarzach, z czego jeden trafia bezpośrednio do odbiorcy, drugi natomiast pozostaje u sprzedawcy produktu lub usługi. Jest to dokument, który ma taką samą moc prawną jak faktura Vat, której korekty się dokonuje.
Faktura korygująca a nota korygująca – różnice
Wiele przedsiębiorców często myli i utożsamia ze sobą pojęcia faktury korygującej oraz noty korygującej. Warto wiedzieć, że są to dwa osobne dokumenty, które mogą być wystawione w ściśle określonych sytuacjach i nie mogą być stosowane zamiennie.
Nota korygująca jest dokumentem, za pomocą którego można skorygować tylko te dane które nie dotyczą podatku oraz kwot zapłaty. Wystawienie noty korygującej jest możliwe w przypadku popełnienia literówki w nazwisku zamawiającego lub oczywistego błędu pisarskiego w charakterystyce zamawianego produktu lub usługi.
Zakres sytuacji w których może zostać wystawiona faktura korygująca jest ściśle określony w przepisach ustawy o podatku VAT i zalicza się do nich sytuacje gdy:
– przedsiębiorca udzielił obniżki ceny, rabatu lub upustu (albo po dokonaniu sprzedaży lub z tytułu wcześniejszej spłaty),
– strona umowy dokonała zwrotu podatnikowi opakowań i towarów,
– przedsiębiorca podwyższył cenę towaru lub usługi, a także gdy została stwierdzona przez niego pomyłka w cenie, w kwocie podatku lub w stawce,
– strona umowy zwróciła nabywcy całość lub część zapłaty.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Wyżej wymienione podstawy wystawiania korekty faktur wiążą się bezpośrednio z kwestiami dotyczącymi zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania. Z każdej faktury korygującej powinno wprost wynikać, iż strona ma do czynienia z właśnie takim dokumentem. Dlatego też, konieczne jest umieszczenie w treści dokumentu określenia „korekta” lub „faktura korygująca”. Należy także odnieść się do danych zawartych w fakturze korygowanej, dopełnić wszelkich formalności obowiązujących wystawianie faktur a ponadto wskazać dokładnie przyczynę korekty oraz określić towar bądź usługę która ma być objęta korektą.
Należy pamiętać, że jeśli faktura korygująca wpływa na zmianę kwoty należnego podatku lub zmianę podstawy opodatkowania, korygujący ma obowiązek wskazać te kwoty oraz dokonać podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej z opodatkowania.
Czy odbiór faktury korygującej musi potwierdzić druga strona?
Przedsiębiorca, który wystawił fakturę korygującą powinien zabrać o uzyskanie potwierdzenia odbioru od drugiej strony. Przepisy nie określają sposobu uzyskania potwierdzenia odbioru, dlatego w praktyce powszechnie uznaje się że dopuszczalną formą jest posiadanie zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, potwierdzenie pisemne a także potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną. Uzyskanie potwierdzenia ma związek z ustaleniem podstawy opodatkowania za dany okres rozliczeniowy. Ma to znaczenie szczególnie w odniesieniu do faktur zwiększających podstawę opodatkowania. W przypadku faktur in minus, od 1 stycznia 2021r. Ministerstwo Finansów zdjęło z przedsiębiorców taki obowiązek.
O Autorze Grzegorz Woźniak
Finansista, który pokazuje ludziom na co zwrócić uwagę w kontaktach z bankiem czy ubezpieczycielem, czyli jak świadomie poruszać się w świecie finansów.